poniedziałek, 8 maja 2017

Sposoby na produktywność- porady ekspertów.

produktywność


Zdarza Ci się narzekać na to, że twój dzień jest jakby o parę godzin za krótki? Gdzie byś nie był i co byś nie robił to zawsze brakuje Ci czasu? Zastanawiasz się czy istnieją jakieś skuteczne sposoby na to, aby zwiększyć swoją wydajność i zrobić więcej w tym samym czasie?

W dzisiejszym artykule postaram się odczarować temat organizacji czasu i produktywności, a pomogą mi w tym prawdziwi eksperci w tych dziedzinach.

Jeśli zatem chcesz się dowiedzieć jak z czasem radzą sobie osoby łączące pracę, dom, rodzinę i hobby to koniecznie przeczytaj poniższy wpis.



Na początek mam dla Ciebie na pocieszenie dobrą informację- nie ważne kim jesteś- Billem Gates’em, Rihanną, Adamem Małyszem, czy skromną panią ze sklepu mięsnego- to i tak do dyspozycji masz tylko 24 godziny! Jednak na świecie istnieje sprawiedliwość 😀

Kim byś nie był, gdzie byś nie mieszkał i nie ważne jak bogaty byś był to i tak jesteś bezbronny wobec czasu. Każdy go ma tyle samo i dla każdego pędzi on tak samo szybko.

Jak to jednak jest, że pomimo tego, iż wszyscy mamy taką samą ilość godzin w dobie to jednym nie starcza czasu na nic, a innym z kolei udaje się znaleźć czas na pracę, rodzinę i na swoje zainteresowania?

Chcąc odnaleźć odpowiedź na powyższe pytanie po pomoc udałem się do znanych polskich blogerów, vlogerów i przedsiębiorców i zadałem im kila pytań. Odpowiedź na nie powinna w dużym stopniu dać nam obraz tego jaki jest ich sekret tak dużej produktywności oraz tego co pomaga im w dobrym zarządzaniu swoim czasem.

Jak zwiększyć produktywność i mądrze gospodarować czasem


Jedno z zadanych przeze mnie pytań brzmiało następująco- Jaki jest sekret Twojej produktywności i jak sobie radzisz z organizacją czasu?

Zobaczmy zatem jak na powyższe zagadnienie odpowiedział Mateusz Kiszło ze strony Jak zarabiać pieniądze:



 Mateusz Kiszło z Jak zarabiać pieniądze?
Zaskoczę cię, bo czasami sobie ... nie radzę. Niebezpiecznym mitem jest to, że człowiek powinien być produktywny 24 godziny na dobę i nawet czas wolny musi mieć zorganizowany. Wiedząc to, że nie zawsze będę w stanie dać z siebie wszystko tworzę takie środowisko pracy, które pozwoli mi osiągać więcej mniejszym nakładem pracy. Przykłady?

- Zacząłem publikować nowe wpisu na blogu raz na dwa tygodnie. Zredukowałem dzięki temu ilość czasu jaki mu poświęcałem, wpisy na stronie głównej są czytane dłużej, a ja mam więcej czasu na promocję dotychczasowych. Ponadto mając więcej czasu tworzę w spokoju kolejne materiały. Koniec z myślami "muszę coś puścić, bo od 4 dni niczego nie napisałem". Dzięki temu mogę wrzucać tylko najlepsze spośród dziesiątków pomysłów jakie przychodzą mi na wpisy, a nie każdy jako "zapchajdziura".

- Zainwestowałem sporo czasu, aby stworzyć system autonewsletterów, który generuje mi ruch na bloga bez mojego udziału. Od powstania landing page pod adresem www.jakzarabiacpieniadze.com.pl codziennie na moje newslettery zapisuje się kilka nowych osób i otrzymują ode mnie przygotowane wcześniej wiadomości.

- Korzystam z narzędzi pokroju Buffer, albo planowania postów (jest taka funkcja na FB), aby jednego dnia poustawiać publikację wpisów, a potem nie martwić się, że dzisiaj muszę go wrzucić. Program zrobi to za mnie i nawet nie muszę o tym myśleć.

Wszystko to bierze się z mojego lenistwa i chęci korzystania z życia pełnymi garściami. Niedawno też doszedłem do jednego bardzo ważnego dla mojego przyszłego życia wniosku:

"Bądź dobry w jednej rzeczy, zarabiaj na tym dobre pieniądze, a kupuj umiejętności innych".

Produktywność to dla mnie również umiejętność delegowania zadań. Skoro zarabiam dobre pieniądze w jednej dziedzinie to nie powinienem tracić czasu na naukę innej. Oszczędzam czas, nerwy w sytuacji, gdy mi coś nie wychodzi, a przede wszystkim wiem, że w najlepszym wypadku będę w tym przeciętny. Dlatego wolę zapłacić za czas eksperta oszczędzając swój własny, który mogę spożytkować pewnie efektywniej, albo po prostu odpoczywając.

Kolejną myślą do której dojrzewam jest to, aby NIE zajmować się naprawą swoich słabych stron (pod warunkiem, że nie przeszkadzają mi w życiu, ani z ich powodu nie ranię innych). W najlepszym wypadku ze słabych zmienią się w przeciętne. Bycie w czymś przeciętnym w niczym nam nie pomoże. Czy przychodzi Ci do głowy ktoś znany z tego, że wszystkie jego umiejętności są przeciętne? Znasz Toma Hanksa, bo jest świetnym aktorem. Steve'a Jobsa, bo był niezwykłym wizjonerem. Nie słyszałbyś o nich, gdyby nie fakt, że mieli jedną / dwie umiejętności w których są ponadprzeciętni. Dlatego wolę skupiać się na szlifowaniu mocnych stron i Tobie radzę to samo.


A oto jak z organizacją czasu radzi sobie Katarzyna Czajka ze strony Zwierz Popkulturlany:



Katarzyna Czajka ze Zwierz popkulturalny








Dobra organizacja pracy to podstawa kiedy łączy się tradycyjne zatrudnienie na etat z pracą nad blogiem. W moim przypadku kluczowe jest planowanie całego tygodnia. Dokładnie wiem kiedy będę miała więcej czasu – który mogę poświęcić na blog a kiedy natłok obowiązków sprawi, że tego czasu nie będzie. Zwykle oznacza to, że luźniejsze dni czy wieczory staram się wykorzystać do granic – by mieć zapas pomysłów, inspiracji czy nawet tekstów, które przydadzą się wtedy kiedy czasu będzie mniej. Jednak w przypadku łączenia tylu różnych zobowiązań najważniejsza jest systematyczność. Od dziewięciu lat piszę bloga codziennie. Wymusiło to znalezienie codziennie czasu na napisanie odpowiedniej długości tekstu. Podejrzewam,  że rzadsze pisanie byłoby trudniejsze. Kiedy coś się robi codziennie trudno odpuścić, kiedy robi się dwa razy w tygodniu łatwo znaleźć wymówkę. Oczywiście zdarzają się potknięcia. Czasem okazuje się, że kalendarz nie współpracuje i kilka ważnych wydarzeń wypada tego samego dnia. Tu trzeba podejmować szybkie decyzje i niczego nie żałować. Ostatecznie największą tajemnicą dobrej organizacji pracy jest zdanie sobie sprawy, że nie da się zrobić wszystkiego.



Praca, dom, hobby


W natłoku codziennych spraw znalezienie czasu na swoje hobby wymaga bardzo dużej skuteczności planowania i organizacji zajęć. Chociaż niekiedy i to nie wystarcza. Potrzeba również ogromnej siły woli, samozaparcia i motywacji, aby pomimo ogromnego zmęczenia, czy po prostu zwykłej ochoty na nicnierobienie, ruszyć się jednak z miejsca i zrobić coś dla siebie.

Osoby, które piszą blogi lub publikują swoje filmiki w sieci bardzo dobrze wiedzą o czym mowa, gdyż bardzo często ich strony internetowe lub kanały na Youtube tworzone są właśnie w chwilach wplecionych pomiędzy pracę, dom i dzieci. Jaki zatem jest sekret ich produktywności? Mam nadzieję, że tą zagadkę pomogą nam rozwikłać dwie blogerki: Milena Górska oraz Katarzyna Kulesza:



Milena Górska ze Smiley Project
Od dziecka uwielbiałam rysować, kredki i blok wędrowały ze mną wszędzie. Pochodzę z małej miejscowości i przez lata słyszałam, że przecież z rysowania nie można wyżyć. Jak powiedziałam rodzicom, że chciałabym pójść na ASP zobaczyłam w ich oczach wizję ulicznego malarza, śpiącego pod mostem. Trochę ich zmartwienia na mnie wpłynęły i poszłam na studia ekonomiczne (Zarządzanie i Marketing). Moja pasja ciągle jednak we mnie tkwiła, więc rozpoczęłam studiować drugi kierunek - Grafikę Komputerową. I właśnie w tym tkwi sekret mojej produktywności.


1. Praca i hobby to jedno i to samo?

Może nie do końca, ale mają ze sobą bardzo dużo wspólnego. Jako grafik projektuję hmm.. wszystko co sobie klient zażyczy, poczynając od ulotek, grafik na FanPage, broszur, folderów, plakatów kończąc na projektach czapek, namiotów, nadruków czy kolorowanek. Ze względu jednak na moje umiejętności rysunku często wygrywam na tle innych właśnie nutką oryginalności, bo po co brać ze stocka rysunki owoców jak można mieć własne, zupełnie oryginalne nie wykorzystywane przez innych? Może wyjść trochę drożej, ale za indywidualność często trzeba dopłacić : ). Dzięki temu mam też codzienną motywację to poprawiania swoich umiejętności rysunkowych, a to można osiągnąć tylko jednym sposobem – ćwiczeniami.


2. Eksperymenty

Wierzcie mi na słowo, próbowanie czegoś nowego da wam kopa i ekscytację do dalszej pracy. Wpadanie w rutynę jest zabójstwem dla kreatywności. Niestety jest to często element, którego nie rozumieją klienci/szefowie, którzy uważają, że jak coś się sprawdza to czemu coś zmieniać? Z jednej strony racja, z drugiej – nasi odbiorcy się zmieniają, nie można więc powielać tych samych schematów. Jasne, że czasami się nie uda, ale gdyby NASA po pierwszej nieudanej próbie powiedziało, że nie działa i kropka, ludzkość nigdy nie postawiła by nogi na księżycu : ). I tu dochodzimy do 3 punktu.


3. Rywalizacja

Bo dlaczego NASA tak uparcie dążyło do celu? Między innymi dlatego, że Rosjanie deptali im po piętach przez cały wyścig kosmiczny, a przecież to oni wysłali pierwszego człowieka w kosmos. Znajdujcie ludzi, którzy robią to co wy. Robią to lepiej? No cóż, weź się do roboty, a nie użalaj się nad sobą! Inni wspaniali rysownicy, są dla mnie największą inspiracją. Uwielbiam oglądać ich prace, nawet jeżeli jestem czasami ciutkę zazdrosna ; )



Katarzyna Kulesza ze Zorganizowana











Moje 3 sposoby na organizację dnia:

1. Lubię jak najwięcej rzeczy przygotowywać dzień wcześniej, wieczorem. Szykuję ubrania, pakuję torby, rozdzielam porcje lekarstw, a nawet wyciągam owoce, które będę wykorzystywać do porannych koktajli. Wyciągam kubki, talerze i wszystko to, czego będę używać podczas śniadania. Wszystko po to, by nie tracić rano czasu na niepotrzebną krzątaninę. Na koniec dnia staram się też uprzątnąć kuchnię, włączyć zmywarkę i pochować wszystkie zabawki na miejsce, żeby nie budzić się w bałaganie - przyjemne rozpoczęcie dnia to podstawa!

2. Nasza rodzina funkcjonuje zgodnie z ustalonym harmonogramem dnia - mamy stałe pory posiłków, spacerów, drzemek dzieci i nasze wieczorne rytuały. Dzięki temu potrafię określić, ile mam w ciągu dnia czasu na różne aktywności, chociażby trening czy blogowanie. Wszystkie czynności wymagające skupienia, zostawiam sobie na porę, gdy dzieci śpią, żeby nie odrywać się co chwilę od pracy. Zazwyczaj ten czas wypada w godzinach 11:30-13:00 oraz po 20:30. Ta wiedza bardzo ułatwia organizację całego dnia!

3. Od jakiegoś czasu nie robię rygorystycznych planów na konkretny dzień - zamiast nich tworzę listę zadań, które chcę zrealizować w ciągu całego tygodnia. Daje mi to dużą elastyczność działania, bez niepotrzebnej presji czasu i frustracji z powodu nie wykonania wszystkiego, co zamierzałam. Jeśli coś mi wypadnie na przykład w porze drzemki dzieci, po prostu przenoszę zaplanowane na ten czas zadanie na inny dogodny termin, bez stresu.

 

Narzędzia zwiększające produktywność


Aby pomóc sobie poukładać dzień i zwiększyć produktywność możemy wspomóc się także technologią. Istnieje bowiem masę różnego rodzaju gadżetów, aplikacji lub programów, dzięki którym możliwe jest np. zautomatyzowanie wykonywania pewnych czynności, czy przyśpieszenie wykonywania niektórych czynności.

Warto zatem popytać w śród znajomych lub przeszukać Internet w celu znalezienia jakiegoś sposobu, który pomoże nam w wykonywaniu naszych codziennych zadań. Czasami bowiem zdarza się, że ściągnięcie jednej apki daje nam „dodatkową” godzinę w ciągu dnia.

A o to jakie narzędzia stosuje Marcin Iwuć z Finanse Bardzo Osobiste:


Marcin Iwuć z Finanse Bardzo Osobiste










1. Nozbe + metodologia GTD - to najważniejsza aplikacja, której używam codziennie. Odkąd zacząłem ją stosować, mam absolutny porządek we wszystkich zadaniach i projektach, co wieczór pustą skrzynkę email oraz ogromny spokój wynikający z przekonania, że wszystkie zadania są pod kontrolą. Pracuję wg. metodologii GTD (Getting Things Done) i główni dzięki temu jestem w stanie sprawnie realizować kolejne projekty, a jednocześnie zachować równowagę rodzinną.

2. YNAB - You Need a Budget – to bardzo wygodna aplikacja do prowadzenia domowego budżetu. Tak, jestem na tym punkcie „freakiem”. Finansami domowymi zarządzam równie skrupulatnie, jak firmowymi, a dzięki tej aplikacji mogę robić to łatwo i przyjemnie.

3. MyFund - to narzędzie do zarządzania moim portfelem inwestycyjnym. Ponieważ inwestuję w różne aktywa, fundusze, złoto, waluty – w tym jednym miejscu mam podgląd całego portfela, Program pokazuje mi stopy zwrotu na moich portfelach, pozwala porównywać wyniki z benchmarkiem i dodatkowo codziennie automatycznie aktualizuje ceny wszystkich moich inwestycji.
 

Aby zapanować nad swoim czasem nie zawsze trzeba inwestować pieniądze w najnowsze zdobycze technologii. W dalszym ciągu z powodzeniem możemy korzystać z rozwiązań stosowanych przez lata. Notesy, karteczki czy kalendarzyki to narzędzia, które mogą z znacznym stopniu pomóc nam w organizacji czasu, a co za tym idzie, w zwiększeniu produktywności. Czasami nawet takie trzymanie się prostych, sprawdzonych rozwiązań może być dla nas skuteczniejsze niż nadmiernie rozbudowane aplikacje i programy komputerowe.


Remigiusz Walczak z bloga Oszczędzanie












Witam. Wiele pisałem na moich blogach o oszczędzaniu czasu jednak skupiałem się zawsze na pewnych uniwersalnych, ponadczasowych sposobach planowania, a nie na stosowaniu „pomocy naukowych”. Moje sposoby to grupowanie zadań, łączenie zadań, zapobieganie „katastrofom” organizacyjnym na zasadzie „lepiej zapobiegać niż leczyć”, itp. Nie mam jednak żadnych, specjalnych gadżetów ułatwiających życie, przynajmniej w moim mniemaniu.

Czym zatem się posługuję?


Kilka tablic korkowych w domu i w pracy, gdzie używam żółtych karteczek. Klasyczny, dość transparentny przegląd zadań, o ile oczywiście ktoś ma komfortowe, stacjonarne stanowisko pracy
oraz ponadto biurko w domu. Klasyczny papierowy kalendarz do planowania i zapisywania zadań oraz spotkań jest dla mnie
bardziej naturalny niż aplikacje i cała elektronika. Edukowałem się jeszcze w czasach przedsmartfonowych…


a jeśli mowa o smatfonie...


Smartfon, to kolejny z moich sposobów na super wydajność, a właściwie raczej fakt, że go ze sobą nie noszę. Smartfon wykorzystuję w roli modemu, mikro tabletu, nawigacji, narzędzie rozrywki, ale nie w roli noszonego ze sobą telefonu. Tutaj niezawodny jest klasyczny „telefon na budowę”, który
służy tylko do dzwonienia i nie rozprasza mnie co chwilę powiadomieniami na FB i Twitterze. Zamiast przystawać i sprawdzać czy ktoś akurat wysłał maila – wolę wydajnie wykonywać zaplanowane zadania.


W pewnych sferach życia jestem mocno „skomputeryzowany” jednak w innych, jak widać, stosuję rozwiązania analogowe, które w moim przypadku sprawdzają się.

 

 Kiedy dopadnie nas marazm


Są jednak takie momenty w naszym życiu kiedy pomimo tego, że bardzo byśmy chcieli to i tak nic nam nie wychodzi, w głowie mamy kompletną pustkę i tracimy motywację do pracy.

To wszechogarniające uczucie odrętwienia powoduje ogromny spadek naszej wydajności. Sprawia, że snujemy się jak zombie i z niecierpliwością spoglądamy na zegarek odliczając czas pozostały do końca pracy. Nie ratuje nas ani trzecia kawa ani błagalne modlitwy. Po prostu nic nam się nie chce i nic nam nie idzie. I tyle. Nic tylko położyć się na łóżku i gapić tępo w telewizor.

Warto więc dowiedzieć się jak w takich chwilach radzą sobie inni ludzie. Może bowiem znają oni jakieś magiczne sposoby radzenia sobie z marazmem, które będziemy mogli zastosować także u siebie, co pozwoli wrócić do życia i „wycisnąć” jeszcze więcej z naszej doby.


Mirosław Burnejko z kanału MiroBurn
Bardzo rzadko mam takie stany. Jeżeli taki stan mnie dopadnie, to idę spać lub wziąć kąpiel. Następnie kawa i ruszam z realizacją swoich celów. Zauważyłem, że mam mniej „gorszych dni” i problemów, gdy dobrze zdefiniowałem swoje cele. W tej chwili wiem gdzie idę. Marazm wynika głównie z tego, że mamy problem z zdefiniowaniem tego co chcemy osiągnąć i błąkamy się w natłoku codzienności. Tak ważna jest świadomość misji i celu w organizacji, ale też w życiu każdego z nas.


A oto jak z "gorszymi dniami" radzi sobie Ola Gościniak:


Ola Gościniak z Jestem interaktywna







Jestem skowronkiem i staram się najważniejsze rzeczy wykonywać od rana, wtedy nie ma zbyt wiele czasu na myślenie i rozpoczynam działania, bo taki sobie wyrobiłam nawyk. Jednak zdarzają się takie dni, gdzie praca po prostu nie idzie. Co wtedy? Wszystko w porządku, jeśli takie dni przychodzą rzadko, wtedy po prostu pozwalam sobie na więcej odpoczynku, zwłaszcza jeśli jestem w miarę wyrobiona w swoich obowiązkach.

Natomiast, jeśli przydarza się to notorycznie to siadam na chwilę i zastanawiam się, co jest powodem.

Niechęć do pracy może wynikać z przepracowania i wtedy motywuję się krótką lub dłuższą przerwą na spacer, próbuję się przewietrzyć lub idę pojeździć na rowerze. Dobrym pomysłem jest także zafundowanie sobie bomby witaminowej np. sałatki owocowej lub jakiegoś soku warzywnego, zazwyczaj daje mi to kopa to działania.

Jeśli jednak mimo wszystko taka niechęć przydarza się częściej to zastanawiam się nad swoimi celami i priorytetami, bo być może nie mam ochoty na niektóre prace, bo po prostu nie spełniają one moich celów lub przestały sprawiać mi przyjemność. Jeśli tak rzeczywiście jest to staram się nad tym wszystkim głębiej zastanowić i wprowadzam w życie odpowiednie zmiany. Ważne jest dla mnie, aby lubić swoją pracę i czerpać z niej satysfakcję!



Podsumowanie


Słaba produktywność i brak organizacji czasu to problemy, z którymi śmiało można, a nawet trzeba walczyć. Oczywiście ile ludzi tyle pomysłów, bo nie na każdego zadziała to samo. Nie mniej jednak warto wziąć pod uwagę rady i sugestie innych osób, gdyż może akurat to co sprawdza się u nich, sprawdzi się również w naszym przypadku.

Proszę Cię, więc o spokojne przeanalizowanie wypowiedzi ekspertów i autorytetów w dziedzinie zarządzania swoim czasem i wyciągnięcie wniosków. Następnie uzyskaną w ten sposób wiedzę zastosuj u siebie i odzyskaj kontrolę nad swoim dniem.

Oczywiście zarządzanie swoim czasem nie jest zadaniem łatwym. Wymaga to określenia pewnych priorytetów, stałego motywowania się i pracy nad sobą, a i tak nie uda nam się całkowicie uciec przed czasami dopadającą nas wszechogarniającą niemocą. Jednak jak doskonale widać na przykładach innych osób takie zaangażowanie jest możliwe i przynosi wymierne korzyści.

-----

Mam nadzieję, że podobał Ci się dzisiejszy artykuł i że znalazłeś w nim coś ciekawego i odkrywczego, co pomoże zmienić Ci swoje życie na lepsze. Jeśli zatem uważasz, że powyższy wpis zasługuje na dotarcie do szerszego grona ludzi- kliknij w guziczek udostępniania i poleć go innym osobom ze swojego otoczenia. Może akurat ktoś czeka właśnie na takie rady. Będę ogromnie wdzięczny!

Gorąco również zachęcam do wejścia na strony i kanały ekspertów, których opinie mogłeś przeczytać w powyższym artykule. Sprawdź czym się zajmują. Może znajdziesz coś dla siebie?

Pozdrawiam/Wojtek



11 komentarzy:

  1. Dzięki za zaproszenie do udziału w artykule, pozdrawiam! :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Cała przyjemność po mojej stronie :). Mam nadzieję, że moi czytelnicy są Ci wdzięczni za Twoje wskazówki.

      Usuń
  2. Miło było podzielić się własnym doświadczeniem ;)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. A nam było miło je przeczytać:) polecamy się na przyszłość

      Usuń
  3. Dzięki za możliwość wysłowienia się.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Nie ma sprawy. Mądrego to i warto czasem posłuchać lub w tym przypadku poczytać :)

      Usuń
  4. Bardzo fajny artykuł. Z produktywnością jest u mnie ciężko - zawsze wiedziałem, że nie mam duszy artysty, ale staram się pisać artykuły w języku Angielskim jako źródło dodatkowych dochodów, co w dodatku sprawia mi całkiem niezłą frajdę.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. To skoro jest u ciebie ciężko to możesz zastosowac jedna z podpowiedzi ekspertów. Może znajdziesz coś dla siebie. Dzieki za miłe słowa. Cieszę się że wpis się podoba :)

      Usuń
  5. Bardzo fajny i przydatny post :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. To cieszę się, że mogłem pomóc. Znaczy się, moi eksperci mogli pomóc :)Zapraszam częściej.

      Usuń
  6. Ciekawe rady. Od strony czynników wewnętrznych produktywności wiele dowiedziałem się z tego artykułu. Do wzmocnienia produktywności zabrałem się od strony również zewnętrznej, głównie modyfikując narzędzia wykorzystywane w firmie. Na przykład w temacie księgowości - zaczęliśmy użytkować - kpir program, który doskonale sprawdza się w tych sprawach i pozwala oszczędzić sporo czasu.

    OdpowiedzUsuń